در سازمانهاي آينده، سازمان به صورت شبكه اي است. سازمان شبكهاي از شكل هرمي مبتني بر سلسله مراتب، كاغذ بازي و تخصصي شدن كارها تبديل به سازمان شبكهاي شده است. كار در سازمان شبكهاي تقسيم نميشود بلكه در بين كاركنان علمي به اشتراك گذاشته ميشود.
مقدمه
سازمانهاي آينده، سازماني مبتني بر اطلاعات يا سازمان اطلاعاتمحور هستند. سازماني كه عملكرد خود را از طريق بازخورد به روز ميكند. در اين سازمانها تبديل سيستم دستي و كاركنان دفتري به سمت سيستم ماشيني و كاركنان علمي در حركت است به گونه اي كه نياز به متخصص و كارشناس بيشتر در سازمان آينده ديده ميشود.
ظهور سازمان جديد
در سازمان آينده تنها يك رهبر اركستر وجود دارد كه هر يك از نوازندهها زير نظر رهبري مستقيم او مينوازند (ولي هر يك از نوازندهها از تخصصي بالا برخوردارند) و نيز دسترسي آسان به اطلاعاتي كه براي انجام كار خود نياز دارند به راحتي در دسترس اعضا است. همنوازي اين تيم به دليل اين است كه چند صد نوازنده و رهبر اركستر همگي داراي يك عنوان و امتياز هستند. رهبر اركستر ميداند از هر يك از اعضا چه انتظاري را در چه زماني داشته باشد. لذا سازمان آينده اطلاعاتمحور است. اين سازمان نياز مند هدفي ساده و روشن و مشترك است. لذا كسب و كار مبتني بر سازمان اطلاعاتمحور بايد بر پايه هدفها و بازخوردها شكل گيرد كه هدفها و انتظارات مديريت را براي سازمان و اعضاي هر بخش و افراد متخصص به وضوح تعيين و تعريف ميكند و بازخوردها و نتايج عملكرد را با اين انتظارات مقايسه ميكند تا هر عضو نظارت برخود را تجربه كند.
در اين سازمانها مسئوليت اخذ و جمعآوري اطلاعات بر عهده تمامي افراد است. لذا هر فردي از خود سئوال ميكند براي انجام كارش به چه اطلاعاتي نياز دارد؟ تا كارش را انجام دهد و سهمي در رشد سازمان خود داشته باشد. مسئولان اجرايي و كارشناسان حرفهاي بايد فكر كنند به چه اطلاعاتي نياز دارند و در اين رابطه چه اطلاعات خامي احتياج خواهند داشت. در واقع ابتدا بداند چه ميكنند؟ بعد چه بايد انجام دهند؟ و در نهايت آنچه انجام ميدهند را ارزيابي كنند.
شبكهها راهي براي رسيدن به نتايج بهتر
در سازمانهاي آينده، سازمان به صورت شبكهاي است. سازمان شبكهاي از شكل هرمي مبتني بر سلسله مراتب، كاغذ بازي و تخصصي شدن كارها تبديل به سازمان شبكهاي شده است. كار در سازمان شبكهاي تقسيم نميشود بلكه در بين كاركنان علمي به اشتراك گذاشته ميشود. به گونهاي كه افراد به شكل انفرادي و يا به عنوان عضو در يك گروه كاري فعاليت ميكنند و نيز انتقال تصميمگيري به سطوح پاييني انجام ميشود. سفارش بر حسب نياز مشتري ويژه و روش توليد بهنگام شكل ميگيرد. در سازمان شبكهاي تيم مديريت بايد هدف مشترك سازمان و اصول عملياتي را به وضوح تعريف كند. (اصول عملياتي تعريف استانداردها و كدهاي رفتار است) اين اصول كاربردي محلي دارد مثلا مشخص مي كند براي رضايت مشتري چه رفتاري بايد كرد.
در اين سازمانها ابتدا شناخت براي برنامهريزي و طراحي زيربنايي كارها انجام ميشود. مديريت بر روي اين نكته تاكيد دارد كه هدف اين كسب و كار چيست؟ اين كسب و كار بر چه اساس و زيربنايي استوار است؟ و بايستي به كجا برويم؟ و چگونه ميتوانيم خود را با سرعت به آنجا برسانيم؟
ايجاد سازمان شبكه اي براي ايجاد درك احساس اعتماد مشترك در يك سازمان است. در حقيقت نوع جريانهاي اطلاعاتي تعيينكننده سرعت و دقت لازم براي تصميمگيريها و به تبع آن كيفيت اجرا است. سئوال اين است كه چه كسي، چه نوع اطلاعاتي را در چه زماني دريافت ميكند و چرا اين افراد (و نه افراد ديگر) اين اطلاعات را دريافت ميكنند؟ همزماني دريافت اطلاعات براي اعضاي شبكه و نه براي افراد منتخب موجب اعتماد همدردي و احساس مشترك و امنيت روابط ميشود. اطلاعات و حقايق بيطرفانه و نيز ارتباط اطلاعات به موضوع هر چه بيشتر باشد ميزان عدم توافقها كمتر است.
فناوري اطلاعات
نگاه سازمان آينده به كسب و كار امروز از ديدگاه اطلاعات و ارتباطات يا تواناييها و مشتريان است. زيرا اينگونه پارامترها سازمان را به يكديگر متصل و مرتبط ميسازند. امروزه استراتژي ايجاد دادهها توسط سازمانهاي بالا دستي و ايجاد ارزش افزوده بر روي اين دادهها و تحويل آنها به پايين دستي يعني خريدار كهنه و قديمي است. سازمانها سعي دارند تناسب و حالت اصلاحپذيري دائمي بين استعدادها و تواناييهاي سازمان با نيازها و خواسته هاي مشتري برقرار سازند.
منطق جديد ارزش:
امروزه فناوري اطلاعات و جهاني شدن و شيوههاي جديد فرصت تازه اي براي خلق ارزش ايجاد كرده است. ارزش در سازمانهاي آينده سه مفهوم دارد: ابتدا هدف به تنهايي ايجاد ارزش افزوده نيست در واقع شركتها نيستند كه با يكديگربه رقابت ميپردازند بلكه خدمات و كالاهاي جديد هستند كه براي زمان و پول و توجه مشتريان در رقابتند.
دومين نكته اين است كه هر چه كالا و خدمات داراي تنوع و پيچيدگي ميشوند ارتباط لازم براي ايجاد آنها نيز پيچيدهتر و متنوعتر ميشود. لذا ديگر يك كالا يا خدمات زير يك سقف انجام نميشود و لازمه ايجاد تغيير در نظامهاي كاري و تجاري و نيز روابط احساس ميشود. سومين نكته ايجاد ارتباط مابين سازمان و مشتريان براي عرضه محصول قابل رقابت است. تا بازخورد مناسب از سوي مشتريان بتواند به نگهداري آنچه عرضه ميكنند پايدار بمانند. دو عامل با منطق جديد ارزش همراه است يعني اطلاعات و ارتباطات و يا توانمندي سازمان و مشتريان آن.
توانمندي عبارت از فناوري مختلف و تخصص ويژه و فرايندهاي كاري و تجاري كه سازمان طي زمان براي توليد كالا يا خدمات عرضه ميكند. اما بدون وجود مشتري يا مشترياني كه پولي براي آن پـــرداخت نميكنند بيارزش ميشود. كالا و خدمات تا زماني داراي ارزش است كـــه مشتري از آن براي ايجاد ارزش خود استفاده كند. در واقع سازمان زماني سود ميبرد كه بتواند اطلاعات و ارتباطات را به يكديگر پيوند دهد و از فعاليتهاي ارزشساز مشتريان به منظور خلق ارزش در جهت نياز مشتري بهره گيرد.
نتيجه گيري
امروزه تحت تاثير فناوري اطلاعات و جهاني شدن بازارها و توليد ناشي از آن، شيوههاي تركيب و ادغام فعاليتها در قالب كالا و خدمات، فرصتهاي جديدي براي خلق ارزش ايجاد شده است. لذا سازمانها با استفاده از منطق جديد ارزش و ساختارهاي شبكهاي و اطلاعات در صدد تنوعبخشي به كارها و فعاليتهاي خود بوده و همواره در پاسخ به خواسته مشتري گام بر ميدارند و همواره ميكوشند پيوند خود را با مشتريان حفظ كنند تا بتوانند با سرعت به پيش رفته و از قافله عقب نمانند.
منبع :ماهنامه تدبير ، شماره ۱۷۱
ميز بزرگ
دريک سازمان ميز بزرگ داشتن هنر نيست ، دل بزرگ داشتن هنر است ، چون پشت يک ميز هرچه بزرگ باشد يک نفر جای خواهد گرفت ، ولی در درون دل بزرگ ، انسانها که سهل است خدا هم جای می گيرد .
عرش اعلا
کارمندی که به وظيفه اش آشناست برای سازمان يک مزيت محسوب می شود ، کارمندی که صاحب اخلاق نيکوست برای سازمان دو مزيت محسوب می شود ، کارمندی که هنگام کار حضور خداوند را درکنارش احساس می کند سازمان را به عرش اعلامی برد .
مرگ سازمان
سازمانها هم مثل انسانها گاهی مريض می شوند ، بستری می شوند و می ميرند ، مرگ سازمان زمانی فرا می رسد که هدف سازمان گم شده باشد .
سرمايه گذاری روی دانايی
سازمانی که برای دانايی افراد سرمايه گذاری می کند ، ميوه کار آيی را می چيند ، وسازمانی که برای دانايی افراد سرمايه گذاری نکند چندين برابر بيشتر ، هزينه خطا و اشتباه افراد خودرا پرداخت خواهد کرد .
به جای مشتری
روزی مدير سازمانی از کارکنان خود خواست که يک دقيقه خودرا به جای ارباب رجوع تصورکنند ، قدری سکوت حاکم شد و بعد از يک دقيقه اتفاق جالبی افتاد ، کارکنان دقيقا احساس يک ارباب رجوع را پيداکرده بودند ، بعد از چند روزی ، چيد مان ميز ها ، طرز برخورد با مشتريان و در نهايت شيوه ی عملکرد کارکنان عوض شد .
ارزش کارمند
ارزش يک کارمند را موقعيت و پست سازمانی او مشخص نمی کند ، بلکه ارزش هرکارمندی وابسته به ميزان رضايتی است که درمشتری ايجاد می کند چون رضايت خالق نيز با رضايت مخلوق به دست می آيد .
دوساعت
فرق است بين کارمندی که ارباب رجوع را دوساعت در سازمان سرگردان می کند ، با کارمندی که با يک راهنمايی کوچک کار دوساعت ارباب رجوع را به ده دقيقه تقليل می دهد.
راز نشاط
پرسيدم : چگونه است که با وجود بيست سال سابقه کار هنوز نشاط اوليه ی کاررا در خودت حفظ کرده ای ؟ لبخندی زد و گفت : هر روز چيز تازه ای را ياد گرفتم ، در محيط کاراجازه گلايه و ناله از زندگی را به خود ندادم ، خنده را روی لبانم نگه داشتم و ارباب رجوع را مهمانی دانستم که حبيب خداست و در حل مشکلات او کوشا بودم .
سه چراغ
وارد اداره ای شدم و چيز جالبی ديدم که تاکنون برای من سابقه نداشت و آن کارتهای رنگی بود که روی سينه کارکنان چسبيده شده بود ، کارت ها به رنگهای سبز ، زرد و قرمز بودند . از کارمندی پرسيدم : منظور شما از نصب اين کارت های رنگی برروی سينه چيست ؟ گفت : هرکارتی نشانه ی وضعيت روحی طرف مقابل است ، اگر از کارت سبز استفاده کرد يعنی وضعيت روحی من خوب است و می توانی با من شوخی بکنی ، اگر کارت زرد بر روی سينه داشت يعنی مواظب باش ! و کارت قرمز روی سينه يعنی شوخی ممنوع ، امروز حوصله ندارم .
يادداشت
از کارمندی پرسيدم : بهترين روش برای مديريت زمان چيست ؟
گفت : يادداشت برداری و نوشتن اولويت های کاری بطور روزانه ، من هرروز صبح شش کار اولويت دارخودم را يادداشت می کنم و هرشب آنها را کنترل می کنم تا ببينم چه تعدا د از کارهايم انجام گرفته است .
نقش های متفاوت
هرکارمندی نقش های زيادی درجامعه ايفا می کند . نقش يک پدر درخانه ، نقش يک شوهر در خانواده ، نقش يک کارمند درسازمان ، نقش يک شهروند در شهر ، نقش يک فرزند برای پدر و مادر ، نقش يک مخلوق برای خالق ، وقتی انسان رمز بندگی را پيدا کرد او پدر ، شوهر ، کارمند ، شهروند ، فرزند و درنهايت بنده ی خوبی برای خالق خواهد بود .
ارتقای شغلی
قانون ارتقای شغلی اين است ، ابتدا توانمندی و شايستگی داشت پست و سمت بالارا بدست آوری و سپس از پله های ترقی نردبان بالاروی ، و فقط به خاطر بسپار که در آخر ، نردبان را نيز نينداز ی تا شايد کسی هم مثل تو خواست خودش را بالابکشد .
فکر
درسازمانی که همه افراد آن سازمان يک جور فکر می کنند ، درحقيقت هيچ کس فکر نمی کند ، سازمانهايی که به اندازه ی افراد خود فکر دارند بيشتر از مسائل خود نيز راه حل دارند .
عشق به کار
سازمانی که افراد در آن بخاطر ترس از تنبيه کارمی کنند، شبيه اردوگاه است .
سازمانی که افراد به خاطر پول کار می کنند، شبيه ميدان دادو ستد است .
سازمانی که افراد بخاطر عشق کارمی کنند، شبيه يک باغ بهشتی است .
پرسش های خوب
بهترين سازمانها ، آن هايی هستند که افراد را تشويق به پرسيدن سوالات جديد می کنند ، بدترين سازمانها آنهايی هستند که جواب های پنجاه سال پيش را درحل مسائل جديد امتحان می کنند .
تيم فوتبال
هرسازمانی بی شباهت به تيم فوتبال نيست ، همه افراد می دوند تاسازمان گل بزند ، مهم نيست اين گل را چه کسی زده است ، مهم اين است که افراد خودشان باشند ، ولی از استراتژی تيمی تبعيت کنند ، مدير همان مربی خارج از ميدان است که فقط تيم را هدايت و رهبری می کند نه اينکه خودش در ميدان بازی کند.
سازمان ثروتمند
تنها دارايی يک سازمان ، کارمندان با روحيه ، شجاع ، منظم ، مبتکر ، ريسک پذير و عاشق کاراست ، سازمانی که کارمندانی با مشخصات بالارا داراست (( سازمان ثروتمندی )) است ، اگر چه تشکيلات و تجهيزات چندانی هم نداشته باشد .
سازمان فقير
سازمانی که افراد آن برای بهبود آن سازمان و بهتر شدن خدمات در آنجا تخيل و آرزويی ندارند جزو فقيرترين سازمانهاست .
تبسم
تبسم يک کارمند به روی ارباب رجوع خرجی ندارد ولی اثر دارد ، اگر باور نداريد ، وقتی به عنوان مشتری به جاهای مختلف مراجعه می کنيد ببينيد چقدر قيافه ی طرف مقابل دررفتار شما تاثيرخواهد داشت .
انواع سازمانها
پرسيدم : سازمان چندحالت دارد ؟
گفت : سه حالت : جامد ، مايع و گاز
گفتم : مشخصات هرحالت کدام است ؟ گفت :
سازمانهايی که به شکل جامد هستند تغيير نمی کنند ، هميشه ثابت هستند ، سريع می ميرند
سازمانهايی که شبيه مايع هستند شکل ظرف مشتری را به خود می گيرند و مشتری مدارهستند .
سازمانهای گازی شکل ، در دنيای اينترنت به صورت مجازی تشکيل می شوند ، بدون اينکه به شکل خاصی و درمکان خاصی باشند.
